Besser geht immer
Personalarbeit ist ihre Herzensangelegenheit. Seit Oktober 2022 leitet Petra Nibbe die Abteilung „People and Culture“ des Max Delbrück Centers. Sie ist gelernte Buchhändlerin und Wirtschaftsjuristin und war in den vergangenen zwölf Jahren Personalleiterin der Heinrich-Böll-Stiftung. Am Max Delbrück Center möchte sie nun dazu beitragen, in Zeiten des Fachkräftemangels die Mitarbeiter*innen ans Zentrum zu binden und neue zu gewinnen. Im Interview erzählt sie, wie das gelingen soll.
Was reizt Sie an der Wissenschaft?
Petra Nibbe: Wissenschaft braucht viel Freiheit. In einer öffentlichen Einrichtung mit ihren teilweise engen Vorgaben Wege zu finden, freies Arbeiten zu ermöglichen – das finde ich sehr spannend.
Wie gehen Sie dabei vor?
Schritt für Schritt. Die Personalabteilung bestand früher aus fünf Unterabteilungen, die zu drei Teams zusammengeführt worden sind: Personal- und Organisationsentwicklung, Personalcontrolling und Personalservice. Diese drei Teams bilden zusammen die Abteilung „People and Culture“. Momentan analysieren wir die Prozesse in den Teams und in der Organisation, um Verfahren zu vereinheitlichen und Doppelarbeiten zu vermeiden. Das ist ein wertvoller Beitrag zur Professionalisierung.
Was zum Beispiel?
Anfragen von Wissenschaftler*innen zu ihrem Beschäftigungsverhältnis und dem Arbeitsvertrag wurden öfter in zwei verschiedenen Teams gestellt und beantwortet, teils auch unterschiedlich. Durch die Klärung von Zuständigkeiten und bessere Zusammenarbeit und Abstimmung auch zwischen den unterschiedlichen Teams hat sich bereits vieles verändert, und Doppelarbeiten werden vermieden.
Das Image stärken
Was sind weitere Schwerpunkte Ihrer Arbeit?
Angesichts des Fachkräftemangels muss es uns gelingen, auch weiterhin Fachkräfte zu gewinnen und an uns zu binden. Im nächsten Jahr gehen vermutlich 30 Prozent der Mitarbeiter*innen in der Berliner Verwaltung in Rente. Von dort werden also ebenfalls Fachkräfte für die Verwaltung gesucht werden. Das ist eine riesige Konkurrenz. Wir brauchen ja nicht nur Wissenschaftler*innen. Wir brauchen auch Mitarbeiter*innen im „Maschinenraum“ unserer Verwaltung, die den Forschenden den Rücken freihalten. Vor diesem Hintergrund arbeiten wir intensiv daran, unsere Arbeitgeber*innen-Marke zu stärken.
Wie kann das gelingen?
Das Max Delbrück Center hat bereits eine große Strahlkraft. Aber das heißt nicht, dass wir nicht noch besser werden können. Die Texte unserer Stellenanzeigen sind sehr lang und überarbeitungswürdig, auch die Ansprache der Auszubildenden ist möglicherweise nicht immer ganz jugendgerecht. Vor allem aber müssen wir attraktive Arbeitsbedingungen schaffen, die den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter*innen gerecht werden. Um ihre Wünsche auszuloten, werden wir zukünftig noch mehr Befragungen durchführen.
Flexibilität wird großgeschrieben
Was wünschen sich die Beschäftigten denn?
Flexibilität – also zum Beispiel die Möglichkeit für mobiles Arbeiten. Seit 2021 gibt es eine entsprechende Dienstvereinbarung, nach der die Kolleg*innen in Absprache mit ihren Vorgesetzten zweimal pro Woche von zu Hause aus arbeiten können. Zum anderen möchten sie ihre Arbeitszeit an ihre Lebensphasen anpassen können – also etwa nach der Geburt eines Kindes für zwei Jahre auf 50 Prozent gehen und danach wieder aufstocken. Das fördern wir.
Das Max Delbrück Center hat in diesem Jahr zum fünften Mal das Zertifikat „berufundfamilie“ erhalten. Trägt dieses Zertifikat zur Strahlkraft des Zentrums bei?
Das lässt sich nicht beziffern, da wir die Motivation unserer Bewerber*innen nicht genau kennen. Ich denke, das Zertifikat zeigt, dass wir viel für die Mitarbeitenden tun. Für uns ist es zugleich ein Ansporn, nicht stehen zu bleiben. Das Max Delbrück Center ist extrem umtriebig, und es gibt sehr viele engagierte Kolleg*innen, die sich in Arbeitsgruppen um verschiedene Themen wie das Audit „berufundfamilie“, aber auch um Nachhaltigkeit oder Diversity und Inklusion kümmern. Letztendlich können diese Themen auch nicht losgelöst voneinander betrachtet werden. Beispielsweise hat sich das Diversity-Team dafür eingesetzt, dass wir Stillräume einrichten für Mütter, die an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, aber dennoch ihr Kind stillen möchten. Das zahlt wiederum ein sowohl in das Thema Frauenförderung als auch in unsere Familienfreundlichkeit generell – und damit in das Zertifikat „berufundfamilie“.
Sie haben das Zertifikat für das Max Delbrück Center erhalten: Heike Graßmann, Administrative Vorständin, Petra Nibbe, Leiterin der Abteilung People & Culture, Gabriele Kollinger, Team Personal- und Organisationsentwicklung, und Frauenvertreterin Christiane Nolte.
„Top-down funktioniert nicht mehr“
Was steht aktuell für das Zertifikat an?
Die neuen Führungskräfte-Leitlinien sollen in konkrete Maßnahmen wie Schulungen für Vorgesetzte umgesetzt werden. Gute Führung bedeutet Mitarbeiter*innenbindung. Top-down funktioniert nicht mehr. Stattdessen brauchen wir unterstützende Führungskräfte, denen es gelingt, ihre Teammitglieder zu inspirieren und zu überzeugen. Die Einführung des Ideenmanagements ist bereits eingeleitet und ein entsprechender Chat-Kanal für alle Kolleg*innen geöffnet.
Das Max Delbrück Center digitalisiert gerade sehr viele Prozesse. Betrifft das Ihre Arbeit?
Im Hinblick auf Bewerbungs- und On-Boarding-Verfahren: ja. Wir werden viel mehr digitale Schulungen für neue Mitarbeiter*innen anbieten, zum Beispiel als nächstes zum Thema Datenschutz. Damit sollen sie all das Wissen gebündelt bekommen, das sie für den Start an unserem Forschungszentrum benötigen. Außerdem geben wir die Feedbackbögen nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch aus. Nach der Corona-Pandemie, in der wir uns alle sehr an digitale Meetings gewöhnt haben, wollen wir aber auch Räume schaffen für gänzlich analoge, persönliche Begegnungen und damit individuelle Vernetzungsmöglichkeiten.
Vernetzung stiftet Identität
An was genau denken Sie?
Wir wollen den Mitarbeiter*innen ermöglichen, sich spontan und berufsgruppenübergreifend zu treffen. Im Sommer ist das leicht: Da treffen sich die Leute zum gemeinsamen Mittagessen unter Bäumen auf dem Campus oder auf der Dachterrasse. Aber im Winter sind die Flure leerer, weil die Kolleg*innen in ihren Büros verschwinden und eher mobil arbeiten. Das geht auf Kosten der gemeinsamen Identität und der Vernetzung untereinander. Vernetzung macht aber kreativ, und ohne Kreativität geht in der Wissenschaft gar nichts. Deshalb denken wir über neue Formate für Begegnungen und über Rückzugsräume für Gruppen nach.
Was machen Sie in Ihrer Freizeit?
Als ehemalige Buchhändlerin habe ich mir die Liebe zu Büchern bewahrt und lese gern. Außerdem bin ich wasser-affin. Das lebe ich in einem Ruderverein aus, wo ich vor kurzem auch das Amt der Schatzmeisterin übernommen habe.
Also sind Sie nicht nur im Beruf teamorientiert.
In der Tat genieße ich den Gleichklang mit den anderen im Boot sehr. Wer sich nicht zurücknehmen und dem Takt des Schlagmannes oder der Schlagfrau folgen kann, läuft Gefahr zu kentern. Das ist aber ausschließlich aufs Boot gemünzt: Im Beruflichen weiß ich Individualismus sehr zu schätzen.
Das Gespräch führte Jana Ehrhardt-Joswig.
